Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».
Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги и «Автоматическое размещение» .
Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» .
Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» можно вручную указать вариант размещения для части суммы заявки. Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматическое размещение только по оставшейся сумме.
При установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.
На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка» , который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.
Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.
Документ «Заявка на расходование средств» может также служить связующим звеном между подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке предусмотрен блок реквизитов, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По указанным реквизитам, при проведении заявки контролируется соответствие общей суммы утвержденных к расходованию средств установленным ранее ограничивающим значениям
Механизм согласования заявок применяется опционально: для списка организаций.
При использовании механизма согласования заявок возникают следующие особенности:
Если в заявке не указана организация, эта заявка не участвует в согласовании
Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками в зависимости от указанного в заявке Подразделения.
Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основании нельзя оформить платежный документ
Если заявка начала проходить по маршруту согласования, изменить заявку может
Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка
Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Другие пользователи изменить заявку не могут.
Если заявка находится в состоянии "Утвержден", она недоступна для изменения
Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется
Текущее состояние заявок - в списке заявок
состояние отображается в отдельной колонке
используется группировка по состоянию заявки
заявки выделяются цветом фона
отклоненные - розовым
При планировании движений денежных средств одним из ключевых этапов является планирование поступления денежных средств. В первой части статьи рассмотрим, каким образом данный механизм реализован в ПП «1С: Управление производственным предприятием».
Для удобства работы с рассматриваемым блоком операций воспользуемся интерфейсом «Управление денежными средствами».
Механизм управления денежными средствами позволяет составить план движения денежных средств (как укрупненно на продолжительный период времени на основании данных предыдущих периодов, скорректированных на определенный показатель, так и детальный на дни и недели), сформировать заявки на расходование денежных средств, за счет чего автоматизировать механизм прохождения определенных стадий согласования заявок до момента фактического списания денежных средств с расчетного счета организации или выдачи наличных из кассы, а так же проанализировать планируемое поступление денежных средств.
При помощи заявок на расходование денежных средств в учете организации может быть налажен четкий контроль над расходом денежных средств. Учет может быть настроен таким образом, что без согласования заявки на всех уровнях, невозможно будет произвести расход денежных средств.
При помощи планируемого поступления денежных средств можно производить планирование входящих платежей с детализацией до определенных дат. Данный документ может использоваться для отражения тех платежей, которые планируется осуществлять в определенные периоды времени на основании имеющихся сведений (например, планируется, что в 20-тых числах текущего месяца покупатель Сергеев А. В. произведет оплату за приобретенный ранее комплект мебели).
Внешний вид документа «Планируемое поступление денежных средств» напоминает внешний вид «Платежного поручения». Обратите внимание, что при заполнении документа требуется выбрать «Вид операции», состоящий из списка, частично повторяющего список операций «Платежного поручения» и «Приходного кассового ордера»:
Так же требуется обратить внимание, что в документе требуется указать форму оплаты (наличные или безналичные платежи). В случае, если в организации ведется несколько банковских счетов или касс, то планируемое поступление можно отражать либо по конкретному объекту, либо в целом по организации и подразделению (в ситуации, когда, предположим, неизвестно точно, в какую кассу организации или на какой расчетный счет будет произведена оплата).
Для анализа планируемого поступления денежных средств в разрезе статей движения требуется заполнить соответствующий реквизит в форме документа. Для удобства работы пользователя и возможности анализа планируемых поступлений в отчете «Платежный календарь» в форме документа необходимо установить флаг в поле «Включать в платежный календарь» и в поле «Дата прихода» указать планируемую дату поступления платежа:
Документ является управленческим, поэтому при проведении формируются только записи в управленческих регистрах.
Проанализировать планируемые платежи можно при помощи отчета «Планируемые поступления денежных средств»:
Меню «Планирование» - «Заявки» - «Планируемое поступление денежных средств»
При поступлении денежных средств обязательно требуется указать документ «Планируемое поступление денежных средств» в поле «Запланировано» в форме «Приходного кассового ордера» или «Платежного поручения»:
При проведении документа автоматически сформируется запись в регистре «Планируемые поступления денежных средств» и в отчете с аналогичным наименованием отразится «Расход» по указанному документу планирования:
Обратите внимание, что в случае, если на основании документа «Планируемое поступление денежных средств» с формой оплаты «Наличными» пользователь случайно введет «Платежное поручение входящее», программа выдаст сообщение о неправильном выборе, а так же не позволит в «Платежном поручении» указать первоначальный документ планирования.
Формирование укрупненного плана движения денежных средств можно произвести при помощи документа с аналогичным наименованием. Перейти к данному документу можно через пункт меню «Планирование»:
Обратите внимание, что план движения денежных средств строится не по конкретной организации, а по подразделению управленческого учета.
Для плана обязательно указывается сценарий и вид денежных средств.
Заполнение табличной части производится автоматически по кнопке «Заполнить»:
При этом запускается обработка, позволяющая рассчитать показатели планируемых движений. Первоначально в обработке открывается настройка для расчета планируемого показателя поступления денежных средств. По кнопке «Перейти к платежам» можно автоматически перейти к настройке расчета планируемых показателей расходования денежных средств:
Планируемые поступления денежных средств можно рассчитывать на основании 3 показателей:
Для планируемых платежей показателями для расчета являются:
При анализе каждого из показателей пользователю предоставляется возможность анализировать данные показатели за определенный период времени с отбором по определенным значениям аналитики (например, при анализе дебиторской задолженности пользователь может задать условие отбора по интересующей статье движение денежных средств). Расчет производится как процент от показателя:
Обратите внимание на раздел «Детализация» в каждом из анализируемых блоков. Для чего предназначен данный раздел? В табличной части документа «План движения денежных средств» данные по планированию могут быть представлены как укрупненно (например, только сводно по контрагенту, без указания договора), так и детализировано (в разбивке по договорам). Настройка заполнения документа указывается в разделе «Детализация» обработки по заполнению табличной части документа:
В подвале обработки в разделе «Дополнительно» отражается настройка, позволяющая округлить рассчитанные показатели плана или изменить результаты расчета на процент:
После автоматического расчета всех показателей плана по кнопке «Выполнить» производится заполнение табличной части документа. При проведении документа информация отражается в регистре накопления, на основании данных которого строится отчет «Планы движения денежных средств»:
Чтобы внедрить систему финансового контроля БДДС в момент формирования заявок на расходование средств, необходимо изучить взаимодействие финансового отдела с другими подразделениями, а также разработать единую нормативно-справочную информацию. Если нет возможности автоматизировать контроль денежных потоков через бюджет, то можно автоматизировать его через заявки на расходование денежных средств.
Ранее я возглавляла финансовое управление в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова». Это одно из крупнейших авиастроительных предприятий России со штатом около 7000 человек. Однако в компании полностью отсутствовали правила планирования расходования денежных средств , регламент составления документов на оплату, принципы их согласования. Подразделения предоставляли заявки на расходование денежных средств и бюджеты на месяц или квартал в виде служебных записок. При этом не было единого утвержденного перечня бюджетных статей и форм, а также центров финансовой ответственности. В результате возникали постоянные конфликты между финансовым отделом и другими подразделениями, сотрудники жаловались на то, что заявки потеряны, не оплачены своевременно, и как следствие не исполнялся заявленный бюджет.
Чтобы упорядочить платежи и обеспечить контроль над расходованием денежных средств, было решено реализовать блок «Казначейство» в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования на базе существующих информационных систем «1С: УПП» и SyteLine. Для этого было решено четыре задачи.
В первую очередь была определена структура для построения бюджета движения денежных средств: разработаны статьи движения денежных средств и их приоритетность, формы реестра платежей и платежного календаря, а также заявок на расходование и поступление денежных средств.
Для удобства пользователей было решено привязать приоритет платежа к статьям движения денежных средств, и при этом ограничить выбор статей в зависимости от договора и ЦФО. Чтобы обеспечить единые и понятные всем подразделениям правила организации платежного процесса, в компании был разработан и внедрен регламент «Принципы и порядок осуществления расхода денежных средств». Этот документ содержит:
Важная задача регламента = обеспечить ограничение любых денежных расходов суммами, не превышающими величину соответствующих статей ДДС согласно утвержденному БДДС (годовому, квартальному или месячному) для каждого ЦФО.
Когда у ответственного исполнителя возникает потребность в расходовании денежных средств независимо от формы оплаты (наличной или безналичной), он обязан сформировать заявку на платеж. Этот документ создается в электронном виде в двух системах: «1С: УПП» или SyteLine. Инициатор платежа должен заполнить в заявке все требуемые реквизиты. Далее документы на расходование средств выгружаются автоматически в информационную систему «1С: УПП» в статусе «Подготовлен» и там проводятся.
При проведении заявок автоматически контролируется остаток по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению (ЦФО-исполнителю и ЦФО-заказчику), проекту и договору. Если превышен лимит по одной из статей ДДС, указанных в документе на оплату, то он записывается в системе «1С: УПП», но не проводится. Одновременно выдается соответствующее информационное сообщение.
На практике может сложиться следующая ситуация: лимит по статье ДДС исчерпан, но заявка на расходование денежных средств имеет высокий приоритет и она не была предусмотрена бюджетом на текущий период. В этом случае документ проверяется на возможность корректировки за счет свободных средств по другой статье ДДС данного ЦФО либо изменения бюджета этого подразделения.
Если было принято решение об отмене платежа или контрагент не выполнил свои оплаченные обязательства (не поставил ТМЦ, не оказал услугу) по проведенной в системе «1С: УПП» заявке на расходование средств, то соответствующий документ должен быть закрыт в системе «1С: УПП» и обязательно в системе SyteLine.
Согласование заявки на расходование средств происходит следующим образом. Заявка распечатывается, к ней прикладываются необходимые для осуществления оплаты документы, и ее визируют должностные лица, участвующие в процессе согласования платежей. Все утвержденные заявки сдаются в финансовый отдел по реестру приема-передачина расходование средств, и им присваивается статус «Принят».
Ответственные сотрудники финансового отдела ежедневно формируют в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей по наличным и безналичным расчетам для планирования оплаты на следующий рабочий день. В реестр включаются все заявки, предоставленные в финансовый отдел до 12 часов текущего дня. При этом вторично осуществляется контроль остатка по статье ДДС на месяц (квартал, год) по каждому подразделению (ЦФО-исполнителюи ЦФО-заказчику), проектам, договорам.
В случае превышения планового лимита в текущем месяце заявка на расходование средств не включается в реестр платежей. При этом в системе «1С: УПП» ей присваивается статус «Отклонен», и в течение одного рабочего дня документ возвращается под подпись инициатору платежа для принятия решения.
После формирования в системе «1С: УПП» предварительный реестр платежей распечатывается и согласовывается с начальником финансового управления, главным бухгалтером и заместителем генерального директора по экономике и коммерции. Утром в день проведения платежей предварительный реестр представляется на подпись генеральному директору. Если после утверждения реестра возникает необходимость изменить какие-то платежи, то ответственные сотрудники финансового отдела в системе «1С: УПП» в заявках на расходование средств изменяют «Дату расхода» и исключают их из реестра. После этого реестру платежей присваивается статус «Утвержден», при этом все заявки на расходование средств, включенные в реестр, автоматически получают аналогичный статус.
Создать и провести платежные документы (расходные кассовые ордера и платежные поручения) в системе «1С: УПП» возможно только на основании утвержденных генеральным директором заявок на расходование средств, за исключением входящих в оперативный реестр платежей.
Информирование о произведенных оплатах (заявках на расходование средств) осуществляется средствами системы «1С: УПП» такими отчетами, как:
Отчеты формируются после внесения информации об оплате сотрудниками финансового отдела, в срок не позднее двух рабочих дней со дня осуществления платежа.
Все заявки на расходование средств, утвержденные бюджетом текущего месяца, но не оплаченные в данном периоде, подразделения-инициаторы включают в бюджет на следующий плановый месяц по согласованию с начальником финансового управления. Он в свою очередь в последний рабочий день текущего месяца во всех таких заявках меняет параметр «Дата расхода» на второй рабочий день следующего планового месяца.
В целях оперативного и текущего планирования движения денежных средств в системе «1С: УПП» формируется платежный календарь на основании таких электронных документов, как плановые поступления и заявки на расходование денежных средств.
Корректировка (балансировка) платежного календаря проводится ежедневно по результатам его анализа с учетом изменений в планах поступлений и выплат. В ходе данного мероприятия необходимо убедиться, что ежедневный итоговый остаток денежных средств на всех счетах и в кассах неотрицателен. В тех случаях, когда данная величина положительна, но на отдельных счетах или в кассе недостаточно средств для оплаты расходов, принимается решение о перемещении денег с других счетов. В зависимости от величины остатков принимаются меры по устранению дефицита или использованию свободных денежных средств компании:
Благодаря реализованному решению, компании удалось реализовать двойной контроль бюджета денежных средств в режиме реального времени, наладить обратную связь между участниками процесса, снизить риск кассовых разрывов и организовать более рациональное использование денежных средств.
Лариса Казакова, «ПО “Полет”» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М.В. Хруничева»
В финансовой сфере работает более 13 лет. Была финансовым директором таких компаний, какООО «МаркетСервис», ГК «Завод торгового оборудования», начальником финансового управления в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова», Группа компаний iLogistica. С декабря 2014 года работает в «ПО „Полет“» - филиал ФГУП «ГКНПЦ им. М. В. Хруничева». Среди значительных реализованных проектов - постановка и внедрение управленческого учета с последующей автоматизацией в системеБЭСТ-4, «1С: 7» в ООО «МаркетСервис»; внедрение системы бюджетирования, восстановление управленческого учета и финансовой устойчивости в ГК «Завод торгового оборудования»; разработка и внедрение в ОАО «НАПО им. В. П. Чкалова» системы контроля за дебиторской задолженностью, формирования и контроля исполнения бюджета движения денежных средств. В настоящее время занимается реализацией проекта по переводу бухгалтерского и налогового учета из мемориально-ордерной системы в систему «1С: УПП» на базе платформы «1С: УПП 1.3» в «ПО „Полет“».
Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде - создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств.
Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.
Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед.
Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.
Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - подсистеме бюджетирования и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия.
В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.
Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:
Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.
В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:
Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.
Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2
Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:
Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.
Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря
В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.
Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).
Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря
В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.
В правой части формы отражается информация о:
Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»
В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:
В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.
Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»
В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).
Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»
В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:
Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».
В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.
Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:
Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».
Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»
При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).
Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»
Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).
Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»
Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»
При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.
Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».
Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.
В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».
Блок платежей позволяет:
В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».
Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).
Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»
В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):
Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»
Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).
Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»
Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.
В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:
Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:
Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)
Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
| Статус заявки на расходование ДС | Поле «Объект расчетов» | Отображение в Платежном календаре | Влияние на формирование Платежного календаря | Корректность отображения |
| «Не согласована» | Не заполнено | Не влияет | Корректное | |
| «Не согласована» | Заполнено | Влияет на изменение сумм планируемых платежей (аннулирует первичные документы «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и т.д.) | Некорректное | |
| «Согласована» | Не заполнено | Приводит к удвоению сумм ожидаемых платежей | Некорректное | |
| «Согласована» | Заполнено | Не изменяет сумму ожидаемых поступлений | Корректное |
Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»
Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.
Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».
Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».
