Введение

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.

Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработка технического задания на внедрение системы электронного документооборота в ГАОУ СПО города Москвы Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий.

Задача дипломной работы:

1)Сбор информацию о различных системах документооборота из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

)Провести их сравнительный анализ, проанализировать требования к информационной системе.

)Выбор систем электронного документооборота.

)Разработка технического задания.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного документооборота и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен анализ, обзор и выбор существующих систем электронного документооборота и определенна наиболее подходящая по техническим требованиям Колледжу предпринимательства №11. В третьей главе расчет экономической эффективности.

1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности

Понятие документооборота

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами .

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

·Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

·Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

·Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

·Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

·Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный - означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный - подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный - предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

Основные принципы электронного документооборота:

·Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

·Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

·Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

·Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

·Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

·Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов . Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи .

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство- это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного документооборота:

1.Универсальные «коробочные» СЭДО:

oстандартный набор функций;

oневозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

oнизкие временные затраты на приобретение и установку;

oотносительно низкая стоимость;

oнеобходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2.Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

oмаксимально персонифицированная система;

oбольшие временные затраты;

oвысокая стоимость разработки;

oсопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3.Комбинированные СЭДО:

oбазовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

oполное соответствие нуждам предприятия;

oнебольшие временные затраты на разработку и внедрение;

oстоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

oпередача заказчику прав на продукт;

oпростота освоения и использования;

oполная русификация;

oудобный интерфейс;

oвзаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

·Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА) . Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

·Системы с развитыми средствами workflow (WF) . Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

·Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний . Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

·Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration) . Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

·Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной).

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

·обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

·обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

·допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

·поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

·осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

·обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

·поддерживать технологию HSM;

·протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

·поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

·кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

·территориально распределенные организации;

·алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

·цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

·наличие выделенного сервера приложений;

·наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

·многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

·интеграция со средствами потокового ввода документов;

·интеграция с офисными приложениями;

·интеграция с электронной почтой;

·наличие развитого программного интерфейса (API);

·интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

·возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

·возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного документооборота

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM - систем в 2010 г.

Отраслевое распределение по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе - 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Диаграмма 2. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

.«Directum», Директум;

2.«DocsVision», ДоксВижн;

3.«1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

·работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

·высшее руководство работает с документами из системы;

·контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

·в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

·создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

·Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

·Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

·Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

·Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

·Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

·Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

·Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

·Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

·Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

·Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

·Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Архитектура системы

Состав системы:

·Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

·Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

·Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

·Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

·Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

·Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Рисунок 2. Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

·Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

·Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

·Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

·Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

·Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

·DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

·Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.

·Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

·Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

·Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

·Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

·Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

·Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

·Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

·Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.

·Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

·С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

·Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

·Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

·просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

·просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

·поиск карточек по заданным критериям;

·создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Решаемые задачи

DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

·Автоматизация управления предприятием.

·Поддержка процессного подхода в организации управления.

·Автоматизация систем менеджмента качества.

·Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

·Средства контроля исполнения документов и заданий.

·Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

·Управление процессами обработки документов.

·Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

·Автоматизация канцелярии.

·Создание электронного архива документов.

Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

Рисунок 3. Архитектура системы «DocsVision»

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

·Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы.

·Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы.

·Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе.

·Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

·Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

·Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

·Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

·Единые механизмы хранения и представления информации.

·Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

·Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

·Общую структуру справочников.

·Общие средства поиска и извлечения знаний.

·Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

·Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

·Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

·Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

·Электронными документами, содержащие большие объемы данных.

·Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

·Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

·упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

·сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

·повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

·хранение любых документов;

·ограничение прав доступа к документам;

·коллективная работа с документами;

·хранение и контроль версий;

·выдача и контроль поручений;

·отчетность;

·работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

·Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

·Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

·Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

·Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

·Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

·Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

·Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.

·Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

oтекст поручения;

oописание;

oисполнитель;

oконтрольный срок.

·Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

oПоручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

oСогласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

oОбход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

·централизованное безопасное хранение документов,

·оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

·регистрация входящих и исходящих документов,

·просмотр и редактирование документов,

·контроль версий документов,

·полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

·работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

·коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

·маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

·учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

·ГОСТ Р 6.30-2003,

·ГОСТ Р 51141-98,

·Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

·Требования ГСДОУ,

·Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

«1С: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.Логическая структура «1С: Документооборот 8» представлена на следующих рисунках.

Рисунок 4. Модульный состав СЭД «1С: Документооборот 8»

Рисунок 5. Функциональные блоки СЭД «1С: Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рисунок 6. Схема развертывания СЭД «1С: Документооборот 8»

Преимущества системы

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

·Делопроизводство,

·Документооборот,

·Взаимодействие,

·Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

·DocsVision

·Directum

·1С: Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведённых в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединённым в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведённым в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

.Используемые технологии

.Функциональные возможности

Поддержка

Обучение

Критерий 1. Используемые технологии

Таблица 1. Сравнение используемых технологий

Серверная операционная системаWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)Клиентская операционная системакросс-платформеннаяWindows (XP, Vista, 7)Windows (XP, Vista, 7)Используемый сервер БДMS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)MS SQL ServerMS SQL ServerСредства работы на мобильных устройствахSafari MobileнетЕсть (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)Возможности интеграции1С, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryДемоверсия/демодоступдемодоступдемоверсиянетWebЕсть тонкий клиент на Internet ExplorerЕсть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформыЕсть, с помощью дополнительного модуля Web-серверТехнология сканированияЛюбой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения)Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензийCapture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на «Службу ввода документов» приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С: Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии / демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Критерий 2. Политика лицензирования и ценообразование

Таблица 2. Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок (руб.)

1С: ДокументооборотDocsVisionDirectumПакеты лицензийПРОФКОРПБазоваяРасширеннаяКорпоративнаяLiteStandardEnterpriseПакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий95 000163 00095 000185 000264 00030 400112 100193 800Пакет 50 базовых клиентских лицензий186 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000Пакет 100 базовых клиентских лицензий330 000398 000-495 000830 500-472 000816 000

Целью этой таблицы является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Также стоит указать, каковы основные различия приведённых в таблице пакетов лицензий каждого из программных продуктов.

1С: Документооборот

Функции, доступные только в версии КОРП:

·Штрихкодирование документов и файлов

·Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов

·Автоматическое заполнение файлов по шаблонам

·Печать регистрационного штампа

·Принятие задач к исполнению

·Настройка и использование условий маршрутизации

·Периодические бизнес-процессы

·Учет и использование графиков работы

·Иерархия бизнес-процессов

·Остановка бизнес-процессов

·Веб-сервисы для работы с файлами «1С: Документооборот 8» из других приложений

·Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

DocsVision

Базовая: содержит платформу DocsVision и приложение «Делопроизводство».

Расширенная: включает состав Базовой редакции + приложение «Управление процессами» и возможность приобретения Лёгкого клиента.

Корпоративная: включает состав Расширенной редакции + возможность приобретения Пакета Оптимизации Производительности, Лёгкого клиента и SharePoint расширения.

Directum

Пакеты Lite, Standard и Enterprise включают базовую серверную лицензию системы и базовые клиентские лицензии пользователей на Базовые модули («Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами»). Различие, главным образом, заключается в том, какими дополнительными модулями и дополнительными серверными лицензиями пользователь сможет расширять функциональность Базовых модулей.

Политика лицензирования

1С: Документооборот

Для обеспечения удобной и плавной масштабируемости платформы все продукты линейки «1С: Предприятие 8» подразделяются на следующие категории:

·основные поставки, которые содержат платформу, прикладное решение (конфигурацию) и лицензию на использование продукта на одном рабочем месте;

·конкурентные клиентские лицензии, или лицензии на дополнительные рабочие места;

·лицензия на сервер «1С: Предприятия» (сервер приложения);

DocsVision

Программное обеспечение DocsVision состоит из серверной и клиентской частей. Под лицензированием DocsVision понимается передача заказчику права на использование системы определённым количеством пользователей, одновременно работающих с одним сервером (так называемая «concurrent licensing model», или конкурентные лицензии). При этом количество рабочих мест, на которых будет установлена система, никак не ограничено. При средних параметрах интенсивности работы пользователей статистически обоснованным является приобретение конкурентных лицензий в количестве 70% от общего числа пользователей. Лицензии конкурентные, минимальный размер покупки - 10 штук. Есть VIP-лицензии, дающие гарантированный вход в систему.

Directum

Лицензии конкурентные. Для web-доступа лицензия покупается на сервер. В остальном политика лицензирования абсолютно аналогична DocsVision.

Критерий 3. Функциональные возможности

Данный раздел поделён на следующие части:

·Регистрация и ввод документов

·Работа с документами

·Управление бизнес-процессами

·Поиск и анализ информации

·Поддержка бумажного документооборота

·Стандартные средства настройки

По каждому разделу приведена таблица, в которой сравниваются функциональные возможности рассматриваемых СЭД. В целом, возможности систем совпадают, но и имеются различия, отражённые в этих таблицах. Там, где, на наш взгляд, были необходимы пояснения к рассматриваемым возможностям систем, помимо обозначения «+» - возможность реализована, добавлены комментарии.

Таблица 3. Регистрация и ввод документов

Регистрация документов+++Присоединение файлов+++Создание документа по шаблону+++Регистрация из электронной почты· Любой документ или файл «1С: Документооборот 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы · Загрузка входящих или внутренних документов · Загрузка всех вложенных файлов· Работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line) · Мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе · Отображение заданий DocsVision в виде задач в MS OutlookИнтеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы Directum, отправлять письма контактным лицам из единой адресной книги Directum, а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письмеРегистрация из web-формы+++Работа со справочниками+++Настройки шаблонов регистрационных номеров+++Контроль заполнения обязательных полей карточки документа+++Возможность потокового ввода документов+++Регистрация со сканера+++Регистрация документов из MS Office/OpenOfficeВозможно при реализации дополнительной программной настройки· Открытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office · Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно-

Таблица 4. Работа с документами

Функционал1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Формирование списка рассылки+++Изменение прикрепленных файлов+++Встроенные средства просмотра прикрепленных файлов-предварительный просмотр (без открытия карточки)-Работа с проектами документов+++Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов+++Работа с версиями документов+++Ведение папочной структуры документов+++Ведение личных папок пользователя+++Свой рабочий стол с любого места+++Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе+++Поддержка процедур визирования / согласования документов+++Возможность выдачи поручений+++Возможность использования промежуточных отчётов по исполнениюПолучение автоматически сформированных отчетов об исполнительской дисциплине сотрудников--Работа с документами в режиме Off-lineСоздание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-lineИсполнение задания без непосредственного доступа пользователя к серверу DocsVision (off-line задание через электронную почту Microsoft Exchange и Outlook)Создание территориально распределённых систем, обменивающихся данными в режиме off-lineВедение листа согласования+++Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе+++

Таблица 5. Управление бизнес-процессами

Функционал1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Создание типовых маршрутов движения документов+++Поддержка в маршрутах ветвлений+++Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т.д.+++Механизмы контроля исполнения документов+++Обеспечение свободной маршрутизации документов+++Автоматическое ведение этапов исполнения работ+++Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений в территориально распределённой организации+++Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению+++Рассылка уведомлений по электронной почте+++Рассылка документов на ознакомление+++Выдача задач на группу+++Делегирование полномочий+++Автоматизация приёма / отказа поручений к исполнителюВозможно через дополнительно реализуемую функциональность средствами платформы «1С: Предприятие»Чтобы повысить оперативность выполнения типовых задач (например, рассмотрение договора) исполнитель может использовать в ответе на задачу автотекст (например, «рассмотреть возможность продления договора»). Автотекст настраивается администратором системы или лично пользователем

Таблица 6. Поиск и анализ информации

Функционал1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Поиск по реквизитам документа+++Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролёрам)+++Полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка+++Осуществление различных видов поиска в одном запросе+++Создание и хранение специализированных настроек поиска· Групповые настройки · Индивидуальные настройки пользователяВ общем случае результаты выполнения поискового запроса помещаются в системную папку Результаты поиска, которая автоматически создается при первом выполнении поискового запроса. Однако, для хранения данных, отвечающих критериям часто используемого запроса, можно создать особую виртуальную папку: при каждом обращении к ней будет выполняться обновление результатов указанного в ее свойствах поискового запроса· Предопределённые поиски (например, «Мои последние изменённые документы») · Настроенные администратором специальные поиски по часто используемым критериям · Технология связанных документовПодготовка журналов регистрации документов+++Создание отчётов по исполнительской дисциплине+++Экспорт отчётов во внешние приложения+++Встроенный построитель сложных отчётовСтандартный построитель отчетов платформы «1С: Предприятие», дополнительные настройки· Создание сложных отчётов по данным системы, которые невозможно построить при помощи стандартных представлений · Статистические отчёты · Является отдельным модулем с собственной программой инсталляции · Не входит в стандартный комплект поставкиВ системе предусмотрены специализированные отчёты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, просроченные поручения, документы, подлежащие возврату и т.д.

Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота

Название продуктаФункционалКомментарии 1С: ДокументооборотВедение номенклатуры делИспользуется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документовЖурнал передачиДля каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документовDocsVisionВедение номенклатуры делФормирование дел и томовАрхивирование дел· Передача дел в подразделения · Передача дел на постоянное хранение · Уничтожение дел в архивеDirectumВедение номенклатуры делРегистрация документовИспользуются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.)Движение и исполнение документов· Фиксация полной переписки по исполнению поручений · Возможность отправки на доработку · Гибкая настройка маршрутизацииПоиск и анализ информацииС момента регистрации любого документа в системе можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ

Таблица 8. Стандартные средства настройки

Функционал1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Средства проектирования форм+++Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов+++Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределённой)+++Средства создания и редактирования справочников+++Возможность изменения интерфейса (под типы пользователей)+++Средства настройки шаблонов документов (MS Office)+++

Критерий 4. Права доступа и информационная безопасность

Во всех представленных в обзоре системах реализованы надёжные средства разграничения полномочий, контроля за доступом к данным и элементам информационной безопасности, представленных в последующих двух таблицах.

Таблица 9. Права доступа

Поддержка различных способов аутентификации+++Назначение прав пользователям+++Назначение прав группам пользователей+++Поддержка пользовательских ролей+++Разграничение прав доступа к объектам системы+++Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК /прикрепленных файлов /реквизита+++

Таблица 10. Информационная безопасность

Возможности1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче+++Протоколирование действий пользователей+++Средства мониторинга событий в системе+++Использование ЭЦП+++Применение сертифицированных средств криптозащиты+++Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию / редактируемого другим сотрудником)+++Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)+++

Критерий 5. Поддержка

Таблица 11. Сравнение услуг по поддержке

Предметы сравнения1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum Принципы предоставления технической поддержкиВ комплект поставки продукта входит диск 1С:ИТС ПРОФ текущего выпуска и купон на бесплатное обслуживание по линии ИТС на 6 месяцев. Далее - платная подписка на ИТСРаботает по фиксированным правилам, определяющие максимальное время реакции по инцидентуПредоставляется организациям с действующим абонементом, сроком на 1 год, на обновление версий системы Directum. Распространяется только на стандартный функционалПредоставляется на все продукты компании 1СПредоставляется сразу после скачивания демоверсии системыУслуги линии консультаций 1С по телефону и электронной почтеДоступность различных уровней обслуживания в соответствии с требованиями любого заказчикаДоступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт поддержкиДоставка дисков ИТС непосредственно на рабочее место пользователяДоступ к технической поддержке открыт по всем каналам связи - телефон, электронная почта, сайт DocsVisionВиды технической поддержкиИнформация на сайте и ежемесячных выпусках DVD #"justify">Далее представлены цены на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице 12 представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей «1С: Предприятие» в денежном выражении. Таблица 13 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.

Таблица 12

Таблица 13

Услуги по обновлению версий продуктаЦена Абонемент на обновление версий сроком на 1 год20% (от стоимости ПО)Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал6% (от стоимости ПО)Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента)50% (от стоимости ПО)Приоритетная техподдержка на 1 год72 000 руб.Обновление версий продукта DV25% от стоимости конкурентных лицензий

Критерий 6. Обучение

Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями (1С - с партнерами) курсов.

Таблица 14. Место обучения

Место обучения1С: ДокументооборотDocsVisionDirectum В Центрах сертифицированного обучения, расположенных по всей территории РоссииестьестьестьВ собственных учебных центрах компанийесть + Дистанционное обучение: · Выездное обучение / онлайн вебинары · Интернет курсы · Самоучителиесть + Дистанционное обучениеесть+ (в Москве и Ижевске)Таблица 15. Курсы обучения

Курсы СЭДДлительность (академических часа)Стоимость, руб. Возможности прикладного решения «1С: Документооборот 8» для организации электронного документооборота2410 000Основы DocsVision166500Использование базовых модулей системы Directum155 700

Вывод и выбор СЭД

Приведенный обзор отражает ключевые особенности ведущих отечественных систем электронного документооборота. Общий анализ показывает, что решение от компании 1С, несмотря на относительно небольшой срок нахождения на рынке программного продукта (версии КОРП), не уступает двум другим решениям по основным параметрам, является более технологичным и более привлекательным по цене. Явным плюсом решения также служит распространенность платформы «1С: Предприятие» и большое количество специалистов по поддержке.

3. Технико-экономическое обоснование

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации Сj при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

где Сзпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q1, Q2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Фj - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разряду единой тарифной сетки и имеющего оклад 2787 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 4877,25 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 58527 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера: С=58 527· (25 - 20)· 80 / 1992=11752,41 рублей, что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера 11 разряда, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Экономия затрат на оплату машинного времени

При замене базового программного продукта (ПП) на новое, как правило, уменьшается время использования вычислительных средств. Расчет экономии затрат на оплату машинного времени производится по формуле

Смш = Цмш (Т1шо - Т2шо) А2о б

где Cмi - годовая экономия затрат на оплату времени работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств, связанных с выполнением функций исследуемых ПП, руб.; Цмi - стоимость одного часа работы i-го ресурса вычислительного комплекса или коммуникационных средств применительно к конкретному контуру и режиму работы, руб./ч.; Т1ij, Т2ij - время выполнения j-х операций на i-м ресурсе вычислительного комплекса или коммуникационных средств в базовом и новом вариантах использования ПП, ч; А2j -количество j-х операций, выполняемых по новому варианту ПП в течение года.

Рассчитаем годовую экономию затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в автоматизированной системе документооборота. Стоимость одного часа работы АРМ менеджера 7 рублей; время выполнения операций, связанных с договорами на АРМ менеджера при старом методе работы и в автоматизированной системе документооборота составляют соответственно 5 часов и 3 часа; 1002-количество операций, связанных с договорами, выполняемых в автоматизированной системе документооборота в течение года.

Таким образом, годовая экономия затрат на оплату времени работы автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера в сети системы документооборота составит:м =7· (5 - 3)·1002 =14028 рублей.

Заключение

Целью данной дипломной работы являлся сравнительный анализ систем электронного документооборота для создания технического задания на внедрение СЭД в ГАОУ Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий. Проведенные нами исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

·неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

·попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

·накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

·большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

·избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

·противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

·бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

·невозможность установления истории работы с документами;

·непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;

·избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.

Список литературы

1.Кузнецов И.Н., Делопроизводство, М.: Дашков и К, 2006 год, 520 стр.

2.Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.

.Г.Ю. Касьянова.,Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.

.Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 год, 224 стр.

.Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2006. №3

.Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2003. №1

.Электронный ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Электронный документооборот - Системы документационного обеспечения управления. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Электронные офисные системы - Системы документационного обеспечения. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов - Документаооборот в организации.-Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Общее описание - 1С: Документооборот 8 -1C: Предприятие 8..-Режим доступа: #"justify">.СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

.ГОСТ 12.2.049-80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации.

.Электронный ресурс: Общее описание - DocsVision о системе. - Режим доступа: #"justify">.Электронный ресурс: Общее описание - Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM - Режим доступа: #"justify">документооборот электронный технология архитектура

Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Обзор СЭД, представленных на российском рынке

Оценка экономической эффективности применения СЭД
в ООО «Сенатор

Внедрение системы электронногодокументооборота в управляющей компании холдинга

ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Внедрение электронного документооборота в судах

Минюстом РФ разрабатывается проект поправок в Кодексы, прописывающий правила и порядок применения в судопроизводстве электронного документооборота. Их действие может вступить в силу в 2016 году.

Нормы законопроекта позволят участникам процесса использовать для обмена документами сеть Интернет, по которой можно будет направлять официальные бумаги в суд, в прокуратуру и следователю.

Заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие виды документов направляются в суд в формате электронного документа. Для этого на официальном сайте соответствующего органа необходимо будет заполнить нужную электронную форму, а затем подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Судебные органы, в свою очередь, также могут предоставить постановления, приговоры, жалобы и т.д. по телекоммуникационным каналам связи. Письменные доказательства можно также пересылать в электронном виде, а вот на составляющие государственную тайну сведения такой порядок не распространяется.

Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

• организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
• договорной и финансовый документооборот
• кадровый документооборот
• проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
• управление проектами
• управление заявками на тех. присоединение
• управление конкурсной документацией
• процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
• внешний и внутренний маркетинг
• и др.

Таким образом,ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

• Хранение и управление любым содержанием
• Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
• Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
• Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
• Обеспечение возможности совместной работы над документами
• Возможность распределенной работы
• Широкие средства поиска необходимых документов
• Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

• создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
• коллективная работа, рецензирование
• проверка оформления
• согласование / утверждение /подписание
• регистрация документов
• рассылка документов
• наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
• исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
• контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
• поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
• перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

Сервисные функции:

• атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
• поддержка связи между документами
• сохранение всех версий документов;
• поддержка механизма делегирования полномочий
• формирование пользователем "личных папок"
• настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
• формирование задач и уведомлений
• формирование статистических отчетов
• журналирование работы с документами в системе
• аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

• защита информации, разграничение прав доступа
• гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
• интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
• поддержка многофилиальной работы
• поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
• "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

• Сократить или исключить бумажный документооборот
• Создать единое хранилище документов организации
• Сократить время на обработку документов
• Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
• Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
• Исключить дублирование документов
• Обеспечить безопасность хранения документов
• Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
• Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
• Сократить время поиска необходимых документов
• Снизить расходы на хранение бумажных документов
• Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

• автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
• созданию электронного архива организации
• обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
• интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
• созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
• внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
• внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

Комплексное внедрение СЭД в организации означает переход на новые (безбумажные) методы работы, что затрагивает практически всех сотрудников.

Естественно, что это - непростое дело, требующее определенных знаний и опыта.

Если выполнять эту работу своими силами, то получится дешевле, но сложно гарантировать сроки выполнения проекта. Опытная команда внедрения выполнит эту работу надежнее и быстрее. В любом случае без команды внедрения не обойтись - будут ли это собственные специалисты или сторонние компании.

В процессе внедрения не стоит полагаться только на ИТ-специалистов. Например, один из этапов внедрения «Построение бизнес-процессов» - это задача управляющего делами, директора по развитию, а не ИТ-специалиста. Поэтому перед внедрением СЭД своими силами организация должна быть готова к тому, чтобы иметь в штате необходимое количество специалистов различного профиля.

Определим основные требования к составу команды внедрения.

1. Руководитель-аналитик - отслеживает все бизнес-процессы организации, может на них влиять, представляет себе, как должна работать организация в СЭД.

2. Организатор внедрения (менеджер проекта) - следит за ходом проекта, планирует работы, стимулирует персонал, принимает административные меры.

3. Обученные специалисты по системе (ИТ и предметники) - детализируют ход работы, настраивают систему и обучают всех остальных пользователей, пишут инструкции, положения и пр.

Если такая команда существует в организации, шанс внедрить систему своими силами существует. В ином случае следует нанимать стороннюю команду внедрения поставщика или его партнера.

Сторонняя команда внедрения разрабатывает проект внедрения, инструкции пользователям системы, адаптирует систему под конкретную организацию, проводит организационные собрания.

Этот вариант, без сомнения, дороже самостоятельного внедрения, но он обеспечивает внедрение системы качественно и в заданные сроки. Поэтому при выборе сторонней команды следует убедиться в профессиональных навыках и опыте этих специалистов. Для этого необходимо оценить уже выполненные ими проекты.

Этапы технологии внедрения

Технология внедрения обеспечивает больше половины успеха. Поэтому при выборе компании-внедренца следует внимательно изучить ее технологию внедрения и оценить контрольные точки - критерии качества внедрения на промежуточных этапах. Наличие и количество контрольных точек могут служить показателем зрелости технологии.

Рассмотрим их особенности для внедрения СЭД.

1. Обследование организации. Выделяются основные документы организации и основные бизнес-процессы, по которым будет проводиться исследование. Поэтому до начала работ определяются порядок внедрения, отделы, которые будут охвачены исследованием исходя из их участия в бизнес-процессах. Сроки исследования от 2 до 4 недель для разработки проекта.

2. Обучение персонала. Как показывает опыт, при внедрении СЭД необходимо обучить, как минимум, 30% сотрудников. Это связано с количеством охватываемых сотрудников. Невозможно закрепить за каждым сотрудником консультанта, поэтому сотрудники должны уметь консультировать друг друга, каждый третий должен уметь объяснить коллегам, что и как сделать в той или иной ситуации.

Экономия денег и времени на этом этапе приведет к увеличению расходов на проведение опытной эксплуатации и срыву ее сроков. На обучение надо закладывать больше времени в графике внедрения с учетом того, что необходимо обучить большое количество персонала.

3. Разработка инструкций - крайне важный этап. До начала работ каждый сотрудник должен получить инструкцию по работе в системе, это позволит снять недоверие к системе и объяснить основные моменты работы в системе ЭДО.

4. Опытная эксплуатация - этап, который позволит оценить готовность организации к промышленной эксплуатации системы.

И все же, несмотря на большую трудоемкость процесса, существуют много примеров успешного и эффективного внедрения СЭД.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Описание основных понятий и типовых процессов в делопроизводстве. Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ. Системы автоматизации и электронного документооборота. Общая характеристика проведения основных автоматизированных процессов делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 25.10.2011


Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат , добавлен 23.09.2010


Современная актуальность автоматизации документооборота, сравнение его традиционного и электронного видов. Место системы электронного документооборота в информационной системе предприятия. Общая характеристика систем управления электронными документами.

контрольная работа , добавлен 22.02.2010


Формы автоматизации регистрации документов: системы управления электронными архивами и электронным документооборотом. Основные необходимые функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота, положительные стороны их практического применения.

контрольная работа , добавлен 09.09.2009


Проблема выбора системы электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса. Системы электронного документооборота, используемые в работе Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны ЖДТ. Рекомендации по его усовершенствованию.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

курсовая работа , добавлен 13.10.2013


Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

курсовая работа , добавлен 09.08.2010


Документооборот как важное звено в организации делопроизводства в организации, его структура и особенности. Способы совершенствования документооборота. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота.

контрольная работа , добавлен 16.11.2010

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Для любой современной организации важны возможности современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. Однако все это не является системой электронного документооборота. А учитывая нынешнее положение в мире, внедрение оптимально подходящей для организации системы документооборота, является чрезвычайно важной задачей.

Отсутствие оптимально структурированного документооборота и отсутствие возможности эффективно отслеживать движение и исполнение документов, приводит к снижению эффективности работы и увеличению ошибок.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработка технического задания на внедрение системы электронного документооборота в ГАОУ СПО города Москвы Колледж предпринимательства №11 Отделение Управления и информационных технологий.

З адача дипломной работы :

1) Сбор информацию о различных системах документооборота из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

2) Провести их сравнительный анализ, проанализировать требования к информационной системе.

3) Выбор систем электронного документооборота.

4) Разработка технического задания.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного документооборота и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен анализ, обзор и выбор существующих систем электронного документооборота и определенна наиболее подходящая по техническим требованиям Колледжу предпринимательства №11. В третьей главе расчет экономической эффективности.

1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности

Понятие документооборота

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами .

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, различают следующие виды документооборота:

· Управленческий. Включает этапы сбора, анализа и обобщения информации для составления оперативных, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений и контроль над их своевременным исполнением;

· Финансовый. Охватывает все операции делопроизводства и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т.д.), участвующей в бизнес-процессах;

· Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, связанной с учетом кадров организации: о приеме, переводе, изменении должности и увольнении сотрудников, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, штатных расписаниях, должностных инструкциях и т.д.

· Технический. Координирует информационные потоки для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);

· Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел, которая пересматривается ежегодно.

Способы организации документооборота

Существуют следующие способы учета документации:

Бумажный-означает, что все финансово-хозяйственные операции отражаются в документах, которые оформляются только на бумажном носителе с указанием обязательных реквизитов и удостоверяются подписями составителей. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя.

Электронный-подразумевает, что все бизнес-процессы регистрируются в документах, не имеющих оригинала на бумажном носителе, только в электронном виде. Для обеспечения документов юридической силой применяются электронно-цифровые подписи, которые защищают от плагиата и искажения документации. Такой способ учета позволяет минимизировать время на создание документов и усилить контроль над их перемещением.

Смешанный- предполагает, что согласование и утверждение документов осуществляется на бумажном носителе, а подготовка и передача между структурными подразделениями или сотрудниками выполняется с помощью компьютеров. При этом юридическую силу имеет оригинал документа на бумажном носителе. Данный способ обеспечивает оптимизацию графика движения документации на предприятии.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» .

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование.

Если до недавнего времени в деловой литеретуре было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.

Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частности, там, где речь идет о конфиденциальных документах (документах ограниченного пользования).

Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.

Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в «бумажном» виде.

Современный документооборот организации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым «путешествуют» внутренние документы, входящие документы и исходящие документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри предприятия.

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей организации (ее структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов . Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Общая организация работы с внутренними документами организации выглядит следующим образом:

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне по различным каналам связи .

Общая организация работы с входящими документами организации выглядит следующим образом:

Исходящие документы - это документы, разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников).

Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит следующим образом:

Системы электронного документооборота

С ис тема электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) и EMC (Enterprise Content Management) - это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов и поддержку функциональности делопроизводства.

В настоящее время существует огромное количество систем электронного документооборота. При этом надо различать термины «документооборот» и «делопроизводство». Делопроизводство- это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Классификация систем электронного документооборота:

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

o стандартный набор функций;

o невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

o низкие временные затраты на приобретение и установку;

o относительно низкая стоимость;

o необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

o максимально персонифицированная система;

o большие временные затраты;

o высокая стоимость разработки;

o сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

o базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

o полное соответствие нуждам предприятия;

o небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

o стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

o передача заказчику прав на продукт;

o простота освоения и использования;

o полная русификация;

o удобный интерфейс;

o взаимодействие с существующими офисными приложениями.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

· Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы -ЭА) . Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

· Системы с развитыми средствами workflow (WF) . Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

· Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний . Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

· Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration) . Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

· Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной).

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

· обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

· обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

· допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

· поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

· осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

· обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

· поддерживать технологию HSM;

· протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

· поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

· кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

· территориально распределенные организации;

· алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

· цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

· наличие выделенного сервера приложений;

· наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

· многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

· интеграция со средствами потокового ввода документов;

· интеграция с офисными приложениями;

· интеграция с электронной почтой;

· наличие развитого программного интерфейса (API);

· интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

· возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

· возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

Создание компонентов систем электронного документооборота

Компонентная архитектура системы электронного документооборота представлена на Рисунок 1. Основными элементами архитектуры являются:

Клиентское рабочее место - компоненты пользовательского интерфейса и элементов управления. Сервер приложений - серверные компоненты выполнения бизнес-логики системы. Сервер базы данных - компоненты хранения и доступа к данным.

Компоненты системы электронного документооборота взаимодействуют с другими системами через программный интерфейс взаимодействия СЭД, в свою очередь другие системы взаимодействуют с системой электронного документооборота через программный интерфейс СЭД.

Рисунок 1. Компонентная архитектура системы электронного документооборота

В этой главе были рассмотрены основные понятия, виды и способы организации документооборота, а также электронный документооборот, классификация и принципы. Общие сведения о системах электронного документооборота, классификация и требования. Теперь переходим к обзору и выбору систем электронного документооборота.

2. Обзор ключевых систем электронного документооборота

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. Далее представлен обзор некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а исходя из исследования компании «DSS Consulting» выпустившая аналитический отчет по развитию российского рынка СЭД и ECM - систем в 2010 г.

Отраслевое распределение по количеству внедрений

В данном разделе будет рассмотрено отраслевое распределение проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России в 2009-2010 гг.

Диаграмма 1. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов по отраслям на территории России по итогам 2010 года

По итогам 2010 года наибольшее количество проектов внедрения тиражных СЭД/ECM-продуктов было зафиксировано в государственном секторе - 28% внедрений.

Второе место по количеству успешно завершённых проектов внедрения занимает финансовый сектор экономики, рост доли внедрений которого составил (1%), достигнув по итогам 2010 года показателя (9%).

Кроме этого тиражные СЭД/ECM-продукты востребованы со стороны предприятий нефтегазовой и химической промышленности (8% внедрений), строительстве (7%) и в сфере науки и образования (7%). При этом следует отметить, что статистику внедрений в научно-образовательном сегменте составляли также учебные проекты внедрения.

Диаграмма 2. Распределение внедрений тиражных СЭД/ECM-продуктов на территории России по итогам 2010 года

Из диаграммы следует что, по количеству внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25% рынка), «DocsVision» (15% рынка), «1С-Документооборот 8» (9% рынка) и другие СЭД (51% рынка).

Таким образом, принимая во внимание все вышеперечисленные диаграммы мы выбираем наиболее популярные СЭД:

1. «Directum», Директум;

2. «DocsVision», ДоксВижн;

3. «1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

DIRECTUM

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

· работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

· высшее руководство работает с документами из системы;

· контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

· в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

· создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

· Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

· Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

· Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

· Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

· Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

· Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

· Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

· Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

· Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

· Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

· Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Архитектура системы

Состав системы:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Рисунок 2. Модульный состав СЭД «DIRECTUM»

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

· Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

· Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

· Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.

· Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

· Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

· просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

· просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

· поиск карточек по заданным критериям;

· создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Решаемые задачи

DocsVision обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

· Автоматизация управления предприятием.

· Поддержка процессного подхода в организации управления.

· Автоматизация систем менеджмента качества.

· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

· Средства контроля исполнения документов и заданий.

· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

· Управление процессами обработки документов.

· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

· Автоматизация канцелярии.

· Создание электронного архива документов.

Архитектура системы

В основу архитектуры платформы DocsVision положены технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых решений. Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, гибкость, расширяемость системы и возможность создания распределенных решений.

Рисунок 3. Архитектура системы «DocsVision»

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

· Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы.

· Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы.

· Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе.

· Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

· Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

· Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

· Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением Microsoft AppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как Microsoft Exchange Server, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением Microsoft Internet Information Server.

В качестве клиентских приложений может использоваться как Internet Explorer, так и Microsoft Outlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в Microsoft Office SharePoint Server с использованием технологии Digital Dashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

· Единые механизмы хранения и представления информации.

· Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

· Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

· Общую структуру справочников.

· Общие средства поиска и извлечения знаний.

· Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

· Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

· Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

· Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

DocsVision позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

· Электронными документами, содержащие большие объемы данных.

· Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

· Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

· упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

· сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

· повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

· хранение любых документов;

· ограничение прав доступа к документам;

· коллективная работа с документами;

· хранение и контроль версий;

· выдача и контроль поручений;

· отчетность;

· работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

· Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

· Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

· Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

· Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

· Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

· Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

· Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.

· Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

o текст поручения;

o описание;

o исполнитель;

o контрольный срок.

· Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

o Поручение с контролем - после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

o Согласование - приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

o Обход - с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

· централизованное безопасное хранение документов,

· оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

· регистрация входящих и исходящих документов,

· просмотр и редактирование документов,

· контроль версий документов,

· полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

· работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

· коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

· маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

· автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

· учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам:

· ГОСТ Р 6.30-2003,

· ГОСТ Р 51141-98,

· Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

· Требования ГСДОУ,

· Типовая инструкция по делопроизводству в органах федеральной исполнительной власти.

Архитектура системы:

«1С: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.Логическая структура «1С: Документооборот 8» представлена на следующих рисунках.

Рисунок 4. Модульный состав СЭД «1С: Документооборот 8»

Рисунок 5. Функциональные блоки СЭД «1С: Документооборот 8»

Схема развертывания системы и организации электронного документооборота представлена на следующем рисунке.

Рисунок 6. Схема развертывания СЭД «1С: Документооборот 8»

Преимущества системы

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

· Делопроизводство,

· Документооборот,

· Взаимодействие,

· Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение и выбор СЭД

Целью данного обзора является подготовка к принятию решения при выборе оптимальной СЭД для колледжа. Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

· 1С: Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведённых в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединённым в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведённым в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

1. Используемые технологии

2. Политика лицензирования и ценообразование

3. Функциональные возможности

4. Права доступа и информационная безопасность

5. Поддержка

6. Обучение

Критерий 1. Используемые технологии

Таблица 1. Сравнение используемых технологий

Предметы сравнения	1С : До кументооборот	DocsVision	Directum
Серверная операционная система	Windows (XP, Vista, 7), Linux	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Windows Server (2000, 2003, 2008)
Клиентская операционная система	кросс-платформенная	Windows (XP, Vista, 7)	Windows (XP, Vista, 7)
Используемый сервер БД	MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)
Средства работы на мобильных устройствах			(Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)
Возможности интеграции		1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active Directory
Демоверсия/демодоступ	демодоступ	демоверсия
	Есть тонкий клиент на Internet Explorer	Есть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформы	Есть, с помощью дополнительного модуля Web-сервер
Технология сканирования	Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN (стандартный протокол и интерфейс, определяющий взаимодействие между программами и устройствами захвата изображения)	Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована интеграция с системой ABBY FineReader Scripting Edition. Пакет не входит в базовый комплект лицензий	Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников (сканеров, МФУ, сендеров, папок файловой системы, факсов, почтовых серверов и т.д.) и их дальнейшее преобразование в различные форматы. Лицензия на «Службу ввода документов» приобретается отдельно для каждого сервера

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С: Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии / демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся.

Подобные документы

Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.

курсовая работа , добавлен 29.12.2012


Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.

дипломная работа , добавлен 29.01.2013


Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.

курсовая работа , добавлен 15.01.2013


Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.

курсовая работа , добавлен 23.11.2014


Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.

курсовая работа , добавлен 05.02.2016


Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".

курсовая работа , добавлен 04.03.2015


Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

дипломная работа , добавлен 05.09.2016


Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.

курсовая работа , добавлен 16.02.2015


Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.

дипломная работа , добавлен 29.11.2012


Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) в организации требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы.

Объем дел по введению СЭД «Босс-референт», зависит от необходимостей и персональных отличительных черт организации и, как следствие, - способности применения стандартных опций, дозволяющих:

• 1. Организовать общий файловый архив, с возможностью разделения прав;
• 2. организовать коллективную работу над документом, проектными данными;
• 3. воплотить быстрый поиск необходимой информации;
• 4. распределять ресурсы;
• 5. осуществлять контроль выполнение мероприятия сосредоточенные на документ, по плану;
• 6. обеспечить сохранность и разделение прав доступа к документам, проектным данным;
• 7. обрести доклады, определяющих текущее состояние последствий работы, статистические данные;
• 8. осуществлять контроль исполнение работы над документом, планом.
• 9. Процесс введения СЭД традиционно проходит в 6 рубежей.

Главные рубежи введения документооборота:

• 1. Сбор данных о бизнес-процессах, подлежащих автоматизации, разработка ТП (технического проекта), его согласование и утверждение Заказчиком.
• 2. Разработка СЭД, СУПД в соответствии с требованиями ТП (настройка базовых программных продуктов и разработка дополнительных модулей, интеграция с имеющимися в компании системами).
• 3. Обучение администраторов систем электронного документооборота.
• 4. Закупка и поставка базовых компонентов СЭД.
• 5. Пуско-наладка СЭД и обучение пользователей.
• 6. Сопровождение внедрения СЭД в процессе опытной и промышленной эксплуатации.

Для полноценной работы СЭД «Босс-референт» организация должна располагать необходимым программным и аппаратным обеспечением.

Рассмотрим требования к оборудованию, необходимому для работы СЭД.

Система электронного документооборота будет рассчитана на десть юзеров, а значит, нужно будет 10 PC с ОС Windows XP и выше, с возможностью выхода в сеть интернет. 1 сервер, на который будет установлена программа. Все клиентские рабочие станции и сервер должны быть соединены в локальную сеть. Аналогично рабочие места должны быть обустроены сканирующими приборами и принтерами.

Табл. 3 Минимальные требования к серверным компьютерам

Табл. 4 Минимальные требования к рабочим станциям

В ВМО Тверское все необходимое программное и аппаратное обеспечение есть, поэтому необходимо будет приобрести только десять лицензий на рабочие места.

Именно в данный момент введение передовых информационных технологий, невзирая на разнообразный ассортимент и регулярное понижение тарифов, остается дорогим проектом. Вследствие этого, важный вопрос о необходимости оценки целесообразности введения проекта. Для оценки экономической производительности разработан ряд способов, которые возможно поделить на 3 категории:

• - традиционные финансовые методы, предполагающие определение таких показателей как чистый приведенный доход (NPV), экономическая привлекательность (EVA), совокупная стоимость владения (TCO) и другие;
• - качественные методы оценки, основными из которых являются система сбалансированных показателей, информационная экономика;
• - вероятностные методы оценки: справедливая цена опционов, прикладная информационная экономика и др. .

Совокупная стоимость владения (TCO)- это методика, предназначенная для определения затрат на информационные системы, рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы. Модель TCO позволяет сократить затраты и повысить эффективность вложений информационные технологии.

В оценке эффективности будем использовать модель расчета и анализа TCO от Gartner Group. Совокупная стоимость владения ИС состоит из фиксированных и текущих затрат.

К фиксированным затратам относят:

• - стоимость первоначальной покупки ПО;
• - разработка и внедрение проекта.

К текущим затратам относят:

• - управление системой;
• - техническая поддержка
• - обучение;
• - помощь и дополнительные настройки;
• - Futz-фактор.

Модель от Gartner Group предлагает следующие весомые доли каждой из приведенных выше статей расходов по отношению к совокупной стоимости.

• 1) капитала вложения-21%;
• 2) управление системой-12%;
• 3) техническая поддержка и обновление-21%;
• 4) активность пользователя-46%.

Под "управлением системой" здесь подразумеваются затраты на администрирование серверов и других компонентов вычислительного комплекса, а стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Так как эта категория затрат имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости, рассмотрим подробнее, что в нее входит:

• 1) прямая помощь и дополнительные настройки-11%;
• 2) неформальное обучение-12%;
• 3) разработка приложений-14%;
• 4) работа с данными-15%;
• 5) формальное обучение-18%;
• 6) futz-фактор-30%.

Как следует из предполагаемой структуры расходов можно рассчитать общую: цена владения СЭД «Босс-Референт» для управления (табл. 5). Капитальные инвестиции складываются лишь из цены Программ и заработной платы профессионала по введению (их нужно две, дабы успеть окончить введение за 1 месяц), по следующим причинам нужное серверное оборудование, кабельные сети и аппаратное обеспечение уже присутствует.

Цена лицензии на одно рабочее место составляет 6700 рублей, нужно на 10 трудящихся. Введение системы внедрит фирма «АйТи», по следующим причинам, эта фирма считается генеральным партнером фирмы «БОСС-Референт» и даёт предложения по введению системы электронного документооборота, сопровождению созданных решений обучению пользователей.

Табл. 5 Совокупная стоимость владения СЭД «Босс-Референт» для ВМО Тверской

Наименование статьи расходов	За 1 год, руб.	За 2 год, руб.
Фиксированные затраты:
1. Капитальные вложения -Стоимость программного обеспечения -стоимость работы специалиста по внедрению системы	67000 60000
Текущие затраты:
1. Управление системой
2. Техническая поддержка и обновление
3. Активность пользователя:
Помощь и дополнительные настройки
Обучение
Работа с данными
Разработка приложений
Futz-фактор
Итого за два года:

Таким образом, стоимость владения системой за первый год составит 604 760,8 руб., за второй - 477 760,8руб. Общая стоимость владения за два года составляет 1 082 521,6 рублей.

Модель общей стоимости владения разрешает увидеть структуру издержек на введение информационного продукта. Из таблицы видно, что немалая часть издержек приходится на текущие расходы, а конкретно на Futz-фактор. Принимая во внимание данное, нужно будет, отыскать возможности понижения общей цены владения, а конкретно возможно израсходовать больше средств на обучение персонала, в результате чего сократится значение futz-фактора (т.к. станет вставать меньше сбоев в работе от действия человеческого фактора).

В настоящее время в ходе хозяйственной работы появляется много документов, которые нужно будет где-то хранить, обрабатывать информацию, заключенную в них, принимать решения на основе приобретенных документов, а аналогично получать оперативный доступ к ним, постепенно. Непосредственно потому для организации вопросы оптимизации документооборота и контролирования за обработкой информации имеют ключевое значение. Все это готовы сделать прогрессивные СЭД. С помощью, внедренной в компании СЭД, произойдет уменьшение потерь:

• - финансовые;
• - временные.

Произойдет изменение и неких иных характеристик:

• - улучшается качество профилактики;
• - улучшается управляемость;
• - наиболее стремительное и высококачественное принятие решения.

При помощи системы электронного документооборота «Босс-Референт» станут, решены последующие задачи:

• -регистрация входящих и исходящих документов;
• -просмотр и редактирование документов;
• -централизованное безопасное сбережение документов;
• -оперативный доступ к документам с учетом прав юзеров;
• -подписывать документы электронно-цифровой подписью;
• -контроль версий документов;
• -полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• -коллективная работа юзеров с вероятностью согласования, утверждения и контролирования выполнения документов;
• -маршрутизация документов, настраиваемая по любому виду документов отдельно;
• -автоматизированная загрузка документов из электронной почты, со сканера и факса;
• -учет и контроль рабочего времени работников;
• -web-доступ к информационной базе.

В общегосударственных стандартах термин документооборот означает контролируемое движение готовых документов. Электронный документооборот охватывает стадии подготовки документов и независимый обмен информацией по компьютерным сетям.

За прошедшие более чем сто лет в РФ сформировалась явная методология работы с документами. Разработка делопроизводства представляет ведение регистрационно-контрольных карточек и отчетных форм и журналов. Для обеспечения общего информационного порядка обработки документов учитывается создание специальных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий. Вследствие этого системы электронного документооборота представляют собой не столько важнейшую область любого производства, но и сложно санкционированное приспособление по числу производимых задач и задействованного персонала. И главное, чтоб система управления документами имела отстроенную схему работы с документацией и легкодоступную в понимании организацию.

При рассмотрении производительности введения СЭД «Босс-Референт», обнаружено, что совокупная цена владения составит 1 082 521,6руб., это довольно большая сумма, поэтому разумно понизить TCO. Понижения цены общего владения может служить: наиболее твердое разделение прав доступа пользователей к действиям, повышение издержек на обучение персонала, поможет понизить значение futz-фактора.

Внедренная система электронного документооборота с течением времени окупится, невзирая на большую цену общего владения системой. Благодаря ей, управление сумеет уменьшить пользование всевозможных ресурсов и сохранять превосходства с помощью передовых многофункциональных способностей системы «Босс-Референт».